Kasus & Solusi Emis, Jenis Kelamin Siswa Berubah di Berita Acara

Di media sosial, banyak operator Emis Madrasah yang mengeluhkan kasus baru. Jenis Kelamin siswa yang tertera dalam Berita Acara Emis mengalami perubahan. Kenapa kasus berubahnya jenis kelamin ini terjadi, dan apa solusi yang bisa dilakukan oleh operator madrasah atas permasalahan tersebut?

Alfata, pemerhati Emis dan admin grup facebook Kemenag Ndeso asal Pati, Jawa Tengah, berdasarkan serangkaian uji cobanya, menguraikan penyebab kasus perubahan jenis kelamin siswa tersebut. Beliau juga menawarkan solusi yang bisa dilakukan oleh operator madrasah.

Dan inilah serangkaian hal-hal yang harus dilakukan oleh operator madrasah, terutama untuk menghindari dan menyelesaikan kasus tersebut.

1. Cek Ulang Data Kesiswaan

Sebelum melakukan konfirmasi siswa dan cetak Berita Acara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menghindari kasus jenis kelamin siswa yang mengalami perubahan.

Pertama, pastikan bahwa data seluruh siswa sudah diisi secara lengkap dan valid. Termasuk untuk semua sub-sub menu yang ada di dalam menu siswa seperti kebutuhan khusus, tempat tinggal, informasi ortu, alamat tinggal ortu, dll.

Untuk memastikan kelengkapan data siswa ini operator bisa menggunakan beberapa cara yang salah satunya adalah memanfaatkan template-template terkait kesiswaan.

Tata cara ini pernah Ayo Madrasah kupas dalam artikel Yang Harus Dilakukan Sebelum Konfirmasi dan Cetak Berita Acara Emis

2. Cermati Data "Rekapitulasi" di Menu Konfirmasi Siswa

Langkah kedua, sebelum mengklik tombol konfirmasi, cermati sekali lagi data yang ditampilkan di submen "Konfirmasi >> Siswa".

Jika dicermati, pada halaman tersebut terdaoat dua sub-submenu yaitu "Rekapitulasi" dan "Daftar Siswa".

Pada sub-submenu "Rekapitulasi" perhatikan tabel jumlah siswa di masing-masing kelas. Sudah sesuai atau belum.

Setelahnya scroll ke bagian bawah dan cermati tabel data "Siswa Berdasarkan Kelengkapan Data" dan tabel data "Pengisian Rombel". Pastikan data pada dua tabel tersebut sudah benar dan valid.

Baca Juga : Cara Sinkron Emis Sispena Agar DIA Terisi Semua

3. Cermati Data "Daftar Siswa" di Menu Konfirmasi Siswa

Setelah tahap kedua di atas beres, kini beralih ke sub-submenu "Daftar Siswa" yang sama-sama terdapat di menu "Konfirmasi >> Siswa".

Pada tabel daftar nama siswa akan tertampil data-data siswa yang salah satunya adalah kolom "Jenis Kelamin". Perhatikan isi kolom tersebut yang bisa jadi terdiri atas sebagai berikut:

• L (Laki-laki)
• P (Perempuan)
• 1 (angka satu, kode untuk laki-laki)
• 2 (angka 2, kode untuk perempuan)

Berdasarkan uji cobanya, Alfata menyimpulkan bahwa data jenis kelamin yang tertulis angka (1 atau 2), datanya akan konsisten dan tidak berubah saat penyetakan berita acara. Sebaliknya, jika data yang ditampilkan berupa huruf (L atau P), saat konfirmasi dan cetak berita acara hasilnya bisa mengalami perubahan dan tidak sesuai dengan jenis kelamin yang sebenarnya (yang telah diisikan di detail siswa).

4. Solusi Berubahnya Jenis Kelamin Siswa

Jika yang muncul di kolom jenis kelamin tsb berupa huruf (L atau P), bagaimana cara memperbaikinya?

Berikut langkah-langkah untuk memperbaiki kasus berubahnya jenis kelamin akibat di data "Daftar Siswa" tertulis L atau P:

1. Catat nama-nama siswa yg jenis kelaminnya masih berupa huruf.
2. Buka menu "Siswa Aktif" (untuk memudahkan pengecekan, buka di tab baru)
3. Cari nama siswa yang bermasalah tadi (hasil poin 1) lalu klik kolom "Aksi" dan klik "Ubah Profil Siswa"
4. Pada kolom "Jenis Kelamin", ubah seperlunya dan pastikan isian datanya sudah benar. 
5. Jika sudah klik "Simpan".
6. Lihat kembali tab "Konfirmasi >> Siswa >> Daftar Siswa
7. isian pada kolom Jenis Kelamin yang tadinya huruf (L atau P) akan berubah menjadi angka (1 atau 2)
8. Ulangi langkah 3 - 5 untuk semua data siswa yg jenis kelaminnya tertulis menggunakan huruf (L atau P)

Jika sudah benar semua, operator madrasah bisa lanjut ke tahapan berikutnya yaitu Konfirmasi.

Klik tombol "Konfirmasi Data Kesiswaan" yang berada di pojok kanan bawah pada menu "Konfirmasi >> Siswa".

Setelah tahapan konfirmasi selesai, bisa dilanjutkan dengan penyetakan Berita Acara Kesiswaan. 

Dengan langkah-langkah di atas, berdasarkan uji coba, kasus berubahnya Jenis kelamin di Berita Acara Emis tidak akan terjadi.

Jika siswanya ratusan, bisa gempor dong operatornya. Apakah tidak ada cara yang lebih cepat dan praktis?

Sampai artikel ini dimuat, Alfata masih melakukan serangkaian uji coba untuk menemukan trik dan solusi yang lebih mudah, praktis, dan cepat dalam mengatasi kasus berubahnya jenis kelamin siswa di Berita Acara Emis.

Pak Alfata, saat dimintai konfirmasi oleh Ayo Madrasah, menambahkan bahwa walau trik ini sukses saat cetak berita acara tetapi beliau masih belum bisa memastikan apakah nanti saat emis melakukan sinkronisasi dengan aplikasi-aplikasi lain akan terkendala atau tidak. Aplikasi lain itu semisal vervalpd atau sispena.

Semoga triknya segera ketemu. Atau Tim Emis Pusat bisa memperbaiki bug ini sehingga tidak merepotkan kerja operator.