Cara Melakukan Keaktifan Kolektif (Aktivasi Madrasah) di EMIS GTK

Memahami cara melakukan keaktifan kolektif atau aktivasi madrasah di EMIS GTK baru sangat penting. Karena ini menjadi salah satu tahapan awal yang harus dilakukan di tiap semester agar tahapan lainnya, termasuk keaktifan guru, dapat dilakukan.

Berbeda dengan saat di Simpatika (EMIS GTK Lama) di mana tahapan keaktifan kolektif dilaksanakan setelah guru melakukan keaktifan diri. Di EMIS GTK baru, tahapannya berbalik, madrasah harus melakukan aktivasi (keaktifan kolektif) terlebih dahulu baru masing-masing guru dapat melakukan keaktifan diri.

Baca: Cara Login EMIS GTK Baru untuk Operator dan PTK

Jika madrasah belum melakukan Keaktifan Kolektif, maka status Aktivasi PTK (menu: Administrasi >> Aktivasi PTK) di setiap akun PTK akan berstatus merah dengan keterangan "Tidak Dapat Mengaktifkan PTK, Aktivasi akun tidak dapat dilakukan karena madrasah satminkal belum aktif: NAMA MADRASAH. Hubungi Admin Sekolah untuk melakukan aktivasi instansi terlebih dahulu".

Bagaimana cara melakukan keaktifan kolektif, apa saja syarat aktivasi madrasah, dan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan agar bisa melakukan keaktifan kolektif, Ayo Madrasah berusaha menguraikannya. 

1. Syarat Keaktifan Kolektif Madrasah

Keaktifan kolektif atau aktivasi madrasah di EMIS GTK dilakukan melalui akun Admin Madrasah.

Untuk dapat melakukan keaktifan kolektif, dibutuhkan 5 syarat yaitu:

1. Minimal 1 guru aktif terdaftar
2. Minimal 50% guru sudah input jadwal
3. Jadwal Kelas Mingguan
4. Rombel telah memiliki Wali Kelas
5. Kepala Madrasah harus sudah diassign

Kelengkapan kelima persyaratan tersebut dapat dicek melalui menu Madrasah >> Kekaktifan Kolektif >> Cek Kelengkapan & Ajuan

2. Pastikan Telah Membuat Rombel di EMIS 4.0

Yang tidak kalah penting dan harus dilakukan, sebelumnya harus sudah membuat Rombongan Belajar di EMIS 4.0.

Baca: Solusi Emis, Tidak Bisa Membuat Rombel

Meski tidak tercantum dalam 5 syarat keaktifan kolektif di atas, rombel di EMIS 4.0 justru menjadi salah satu prasyarat yang harus terpenuhi jika ingin melakukan keaktifan kolektif di EMIS GTK.

Kenapa, karena untuk memenuhi syarat kedua (Minimal 50% guru sudah input jadwal), ketiga (Jadwal Kelas Mingguan), dan keempat (Rombel telah memiliki Wali Kelas) di atas, EMIS GTK tidak menyediakan fitur pembuatan rombel secara manual. Rombongan Belajar di EMIS GTK harus hasil sinkronisasi atau 'tarik data dari EMIS 4.0'.

Jadi rombel di EMIS 4.0 harus sudah dibuat terlebih dahulu baru dilakukan sinkronisasi atau tarik data di EMIS GTK.

Setelah rombel berhasil di tarik dari EMIS 4.0, barulah tahapan input jadwal pelajaran di EMIS GTK bisa dilakukan.

Baca: Cara Mengajukan Tunjangan Insentif di EMIS-GTK Baru

3. Langkah-langkah yang Harus Dilakukan

Tidak cukup itu, terdapat beberapa tahapan dan langkah yang harus dilakukan sebelum bisa melakukan keaktifan kolektif.

Langkah-langkah tersebut adalah:

1. Generate Kurikulum dan Perbaharui Mapel (menu: Madrasah >> Mata Pelajaran), jika diperlukan
   
   
   
   
   
2. Kelola Kurikulum (menu: Madrasah >> Pengaturan Jadwal >> Kelola Kurikulum), jika diperlukan
3. Membuat Model Jadwal (menu: Madrasah >> Pengaturan Jadwal >> Tambah Model) jika belum memiliki model atau jika diperlukan
4. Edit Slot Template Jadwal (menu: Madrasah >> Pengaturan Jadwal >> Aksi: Slot Template), untuk mengatur jenis kegiatan seperti waktu upacara dan jam istirahat.
   
   
   
   
   
5. Validasi Rombel (menu: Madrasah >> Rombel >> Validasi EMIS) untuk analisa kesesuaian rombel dan validasi jumlah rombel berdasarkan rasio peserta didik sebelum penarikan data. Ketentuan penambahan rombel lebih dari satu harus memenuhi rasio minimal 1:15 (untuk RA, MI, MTs, dan MA) dan 1:12 (untuk MAK).
   
   
   
   
   
6. Tarik Data Rombel (menu: Madrasah >> Rombel >> Tarik dari EMIS) untuk melakukan tarik data rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK
7. Penugasan Guru BK atau TIK (menu: Madrasah >> Plotting Guru BK >> Tambah Plotting), jika diperlukan
8. Tambah Jam Mengajar (menu: Madrasah >> Tambah Jadwal Mengajar >> Jadwal Per Kelas atau Aksi: Tanda Plus di belakang nama guru). 
   
   
   
   
   
9. Input Wali Kelas (menu: Guru & Tenaga Kependidikan >> Tugas Tambahan >> Aksi: Ikon Mata di belakang nama guru >> Tugas Tambahan Lainnya >> Tambah

Baca: Cara Menambah Guru Baru di Emis 4.0

Perlu diperhatikan, Saat pertama kali Menambah Jam Mengajar >> Jadwal Per Kelas (langkah ke-8) akan ditampilkan daftar rombel. Perhatikan pada kolom "Pengaturan" yang menampilkan tiga informasi, yaitu:

• Kompetensi. Jika masih merah lakukan perbaikan di menu Madrasah >> Rombel >> Kompetensi. Jika belum terdapat Kompetensi, klim tombol Tambah Kompetensi. Jika sudah ada, klik ikon "Set ke rombel kosong" pada kolom Aksi, atau pilih dan isikan kompetensi di setiap rombel (kolom Pilih Kompetensi).
• Kurikulum. Jika masih merah lakukan perbaikan pada menu Madrasah >> Pengaturan Jadwal >> Kelola Kurikulum
• Model. Jika masih merah lakukan perbaikan pada menu Madrasah >> Pengaturan Jadwal. Jika sudah membuat model jadwal (langkah ke-3 di atas, klik ikon "Assign Rombel" pada kolom Aksi. Jika belum membuat model jadwal sila klik tombol "Tambah Model" seperti pada langkah ke-3 dan ke-4 di atas.

Jika langkah-langkah di atas telah dilakukan, sila buka kembali menu Keaktifan Kolektif (Madrasah >> Kekaktifan Kolektif) dan lakukan Cek Kelengkapan Data. Pastikan Daftar Syarat Aktifasi telah menjadi centang hijau semua.

Cek juga pada bagian Validasi Wali Kelas, Tugas Tambahan Utama yang Diverifikasi kab/Kota, hingga Detail Jadwal kelas Mingguan.

4. Mengajukan Keaktifan Kolektif

Jika sudah beres dan semua syarat terpenuhi, madrasah dapat mengajukan keaktifan kolektif ke admin Kab/Kota.

Caranya cukup dengan mengeklik tombol "Ajukan Keaktifan Kolektif" di bagian paling bawah.

Langkah selanjutnya adalah menunggu persetujuan dari Admin Kab/Kota.

Itulah langkah-langkah dan cara melakukan keaktifan kolektif atau aktivasi madrasah di EMIS GTK yang baru.